MENGAMATI MANAGEMENT STRUKTUR ORGANISASI COMMERCIAL SPACES

Commercial spaces atau yang disebut juga bangunan komersial adalah bangunan yang sengaja didirikan untuk menghasilkan keuntungan dari aktivitas komersial bangunan tersebut bagi pemiliknya. Definisi aktivitas komersial adalah kegiatan-kegiatan yang berhubungan langsung dengan jual, beli, dan sewa. Jadi bangunan komersial merupakan bangunan yang dijual kembali ke pembeli atau disewakan selama periode waktu tertentu.

            Seseorang yang menyewa atau membeli bangunan komersial umumnya akan menjual barang dan atau jasa. Contoh bangunan komersial yang digunakan untuk menjual barang antara lain kios, ruko, supermarket, mall, pasar, dan restoran. Sedangkan bangunan komersial yang dipakai untuk menjual jasa misalnya laundry, hotel, dan perkantoran.

            Bangunan komersial yang akan dibahas saat ini adalah hotel, baik hotel yang dimiliki oleh swasta maupun negara.

HOTEL MILIK SWASTA

• HOTEL SANTIKA

Santika Indonesia Hotels & Resorts adalah salah satu grup hotel di Indonesia dan dikelola oleh PT. Grahawita Santika, unit bisnis Kelompok Kompas Gramedia. PT. Grahawita Santika didirikan pada tanggal 22 Agustus 1981. Santika Indonesia Hotels & Resorts telah memiliki lebih dari 40 hotel yang tersebar di seluruh Indonesia. Sejak tahun 2006, Santika Indonesia Hotels & Resorts mengubah strateginya berdasarkan segmentasi pasar dengan membagi beberapa brand menjadi The Royal Collection, Hotel Santika Premiere, Hotel Santika, dan Amaris Hotel.

HOTEL SANTIKA PREMIERE

Hotel Santika Premiere adalah brand untuk properti Santika Indonesia Hotels & Resort berbintang empat. Saat ini, Santika Indonesia Hotels & Resort telah memiliki delapan properti Hotel Santika Premiere yang tersebar di Indonesia.

•       Hotel Santika Premiere Beach Resort Bali

•       Hotel Santika Premiere Semarang

•       Hotel Santika Premiere Jogja Hotel Santika Premiere Seaside Resort – Manado

•       Hotel Santika Premiere Jakarta

•       Hotel Santika Premiere Malang

•       Royal Ambarrukmo Yogyakarta Santika Premiere Dyandra Hotel & Convention – Medan

HOTEL SANTIKA

Hotel Santika adalah brand untuk properti Santika Indonesia Hotels & Resorts berbintang tiga. Saat ini, Santika Indonesia Hotel & Resorts memiliki 16 properti yang tersebar di Indonesia.

•       Hotel Santika Bandung

•       Hotel Santika Semarang

•       Hotel Santika Cirebon

•       Hotel Santika Pandegiling – Surabaya

•       Hotel Santika Pontianak

•       Hotel Santika Makassar

•       Hotel Santika Bogor

•       Hotel Santika Bangka

•       Hotel Santika Balikpapan

•       Hotel Santika Kuta – Bali

•       Hotel Santika Jemursari – Surabaya

•       Hotel Santika Tasikmalaya

•       Hotel Santika Bengkulu

•       Hotel Santika Taman Mini Indonesia Indah - Jakarta

•       Hotel Santika Banyuwangi

STRUKTUR ORGANISASI

JOB DESCRIPTION

1. Accounting Manager

a. Memberikan bantuan dan petunjuk/ arahan aspek financial dalam memformulasikan dan mengimplementasikan business plan, annual plan, dan monthly forecast.

b. Memaksimalkan kinerja cash flow melalui pengawasan inventory, kredit dan penagihan, disbursement (pembayaran dana-dana), deposit, dan remittances (pembayaran).

c. Menjalankan, mendokumentasikan, dan menetapkan sistem pengawasan yang memadai untuk semua pemasukan dan pengeluaran asset, memastikan sistem pengawasan akan memenuhi/ memperbaiki tingkat pelayanan tamu pelanggan).

d. Menjaga keakuratan dan ketepatan informasi finansial, memberikan analisa, interpretasi, dan proyeksi kepada Manajemen.

e. Memberikan dukungan administratif kepada Manajemen melalui referensi kebijakan yang sedang berjalan, nasihat bisnis, dan bantuan operasional.

f. Menyimpan dengan aman, menjaga access untuk semua kontrak, leases (sewa menyewa), dan other financial record (catatan finansial lain).

g. Menindak lanjuti semua capital expenditure sesuai pengesahan. 

h. Melaksanakan inspeksi bulanan dan menguji setiap departemen untuk memastikan penggunaan/ penurutan terhadap prosedur dipersyaratkan.

i. Meninjau ulang (review) harga-harga dan merekomendasikan perubahan-perubahan harga kepada General Manager. 

  

2. Front Office Manager

a. Mengarahkan, mengkontrol, dan mengkoordinasikan semua aktivitas:

•        Penerimaan, proses, konfirmasi reservasi

•        Menjual, registrasi, menempatkan/ mengatur kamar 

•        Memberikan informasi umum

•        Membantu mengangkat baggage dan mengantar tamu ke kamar

•        Menjemput dan mengantarkan tamu dari/ ke bandara, 

•       kedatangan/ keberangkatan lainnya.

b. Memastikan semua aktivitas diatas dijalankan dengan benar, untuk kepuasan tamu. 

c. Memperhatikan enquiries, permintaan, dan kebutuhan  VIP dan repeat guest. 

d. Koordinasi dengan bagian Housekeeping, Accounting, dan bagian lain yang berkepentingan untuk menangani guest request, inquiries, dan complaint, dalam hal akomodasi, pelayanan, dan billing.

e. Secara rutin menginspeksi kebersihan dan kerapihan semua area menjadi tanggung jawabnya, menginformasikan secara tertulis kepada Chief Engineer dan atau Executive Housekeeper mengenai penggantian atau perbaikan furniture, fixture dll di kamar, public area, dan area lainnya, bilamana diperlukan.  

f. Setiap hari memeriksa 5 (lima) kamar termasuk kamar VIP, dan menghubungi 5 (lima) tamu non-VIP untuk memastikan bila pelayanan diberikan sesuai dengan persyaratan. Kekurangan/ kesalahan akan disampaikan ke masing-masing bagian dan memeriksa apakah sudah dilakukan follow up.

3. Executive Housekeeper

a. Memastikan produk dan pelayanan yang diberikan kepada tamu sesuai dengan standard perusahaan. Selalu menjaga, mengerti dan melaksanakan standard operasional dalam perilaku pekerjaan sehari-hari.

b. Menjalankan jadwal inspeksi housekeeping area secara rutin bersama dengan Assistant Executive Housekeeper atau Supervisor.

c. Menginspeksi kamar tamu, public areas, dan back of the house secara acak bersama-sama dengan Executive Assistant Manager, Front Office Manager, dan Chief Engineer.

d. Dengan benar. Melaksanakan pekerjaan mengikuti Memastikan pemakaian peralatan, dan bahan kimia prosedur, kebijakan dan standard yang ditetapkan perusahaan.

e. Memastikan setiap kamar tamu, termasuk VIP, repeat guest, mendapatkan perhatian karyawan housekeeping.

f. Memeriksa pesanan dan replacement report dari Assistant Executive Housekeeper, Laundry Manager, dan Supervisor.

4. Manajer food & beverage 

a. Mengarahkan, mengawasi, dan meng-koordinasikan:

1. Pelayanan di outlet dan function.

2. Kebersihan dan perawatan outlet, area kerja, tableware, utensils serta peralatan dipergunakan.

b. Memastikan standard pelayanan dijalankan di outlet dan function. 

c. Melakukan koordinasi dengan kitchen dan departemen lain, untuk memastikan setiap persiapan function, festival, dan program-program lainnya telah dijalankan.

d. Melakukan survey ke pasar-pasar lokal dan atau sumber lainnya sebagai bahan pertimbangan untuk memutuskan penggunaan bahan-bahan makanan yang diperlukan.

e. Mencari spesifikasi terbaru bahan-bahan makanan, meng-informasikan executive chef, cost control dan purchasing.

f. Mempersiapkan, dan meng-up date buku panduan operasional food & beverage.

g. Mengawasi standard porsi makanan di outlet maupun banquet. Mengambil tindakan koreksi bilamana diperlukan.

5. Duty Manager (PM & Night Shift)

a. Supervisi semua karyawan bagian Front Office untuk mengoptimalkan tingkat hunian (occupancy), dan nilai jual rata-rata per kamar (average room rate). Memaksimumkan pendapatan (revenue) di Business Center, dan other revenue.

b. Memonitor semua karyawan bagian Front Office untuk memastikan setiap tamu mendapatkan pelayanan cepat, tepat, dan bersahabat.

c. Memonitor karyawan Guest Relation untuk memperhatikan dan memberikan personal recognition kepada VIP dan repeat guest.

d. Memonitor karyawan Uniform Service untuk memastikan setiap message (pesan) dan fax ditangani dengan benar dan secepatnya diserahkan kepada tamu.

e. Menginformasikan bagian lain, terutama bagian Sales, Housekeeping, dan Food & Beverage mengenai hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian.

f. Secara rutin menginspeksi kebersihan dan kerapihan Lobby, Reception, Information Desk, Business Centre, Hotel Shop, Car Park. Menginformasikan secara tertulis kepada Chief Engineer dan atau Executive Housekeeper mengenai penggantian atau perbaikan furniture, fixture dan lain-lain, bilamana diperlukan.

g. Setiap hari memeriksa 5 (lima) kamar termasuk kamar VIP (sebelum arrival), dan menghubungi 5 (lima) tamu non-VIP untuk memastikan bila pelayanan yang diberikan sesuai dengan persyaratan. Kekurangan/ kesalahan akan disampaikan ke masing-masing bagian dan memeriksa apakah sudah dilakukan follow up.

h. Secara rutin memeriksa keakuratan data guest credit dan billing instruction, apakah sesuai dengan kebijakan kredit yang telah ditetapkan.

6. Sales & Marketing Manager

a. Mengkoordinasikan rencana penyusunan program kerja departement Sales Marketing  termasuk Public Relasions.

b. Merumuskan strategi penjualan kamar bersama Front Office Manager.

c. Merencanakan, memantau, menkoordinasikan kegiatan sales and Marketing.

d. Membuat analisa serta memposisikan segmentasi pasar harga terhadap hotel -hotel kompetitor.

e. Memantau,mengarahkan serta membantu kegiatan Public Relation agar selalu tercipta hubungan baik dengan pelanggan.

f. Menghadiri atau mewakili manajemen dalam pertemuan Marketing di tingkat Corporate, Casa Grande, serta kegiatan pasar wisata, memantau dan memastikan kualitas pelayanan khususnya dalam Room Division tetap secara konsisten terjaga baik.

g. Memantau dan memastikan semua kegiatan administrasi di Sales & Marketing dan sesuai dengan ketentuan.

h. Memantau kegiatan penilaian Guest Room, fasilitas lainnya sesuai dengan standar.

i. Memberikan usulan pelatihan menyangkut kegiatan sales & Marketing.

7. Chief Engineer

a. Mempersiapkan jadwal preventive maintenance untuk semua pekerjaan elektrikal, mekanikal, plumbing dan sanitary, boiler, audio dan sound, serta carpenting dan building.

b. Membantu, bekerja sama dengan bagian Sales dan Food & Beverage untuk program-program khusus di hotel, antara lain food festival, specialty night dan lain-lain.

c. Melaksanakan latihan kebakaran secara berkala, bekerja sama dengan Dinas Pemadam Kebakaran setempat.

d. Merancang dan mengembangkan sistem pengawasan inventory FF&E serta peralatan engineering di gudang (store).

e. Memformulasikan jadwal inspeksi untuk mencakup keseluruhan area yang menjadi tanggung jawabnya.

f. Menindak lanjuti permintaan perbaikan dan perawatan (work order) dari bagian-bagian yang ada di hotel seperti: Housekeeping, Laundry, Food & Beverage, Kitchen, Front Office dan lain-lain. 

HOTEL MILIK NEGARA

HOTEL INNA DHARMA DELI

Hotel Mijn de Boer (lebih populer dipanggil Hotel de Boer, kini bernama Hotel Inna Dharma Deli) adalah sebuah hotel bergaya kolonial yang terletak di Jalan Balai Kota, Medan Petisah, Medan, Indonesia. Hotel ini dibangun pada tahun 1898 oleh Pengusaha Belanda bernama Aeint Herman de Boerdan.

Hotel Dharma Deli adalah satu unit Hotel dari PT. Natour (National Hotels and Tourism Corp (td). Yang merupakan Persero Pemerintah dibawah lingkungan Departemen Pariwisata, Pos, dan Telekomunikasi Republik Indonesia, yang bergerak dalam bidang Jasa, Perhotelan, dan Restaurant. 

CABANG INNA HOTEL

Inna Hotels ada di Sumatera, Jawa, dan Bali dengan total jumlah hotel adalah 14 buah.

Bali

•       INAYA Putri Bali Nusa Dua

•       Grand Inna Kuta

•       Inna Bali Heritage

•       Inna Grand Bali Beach

•       Inna Sindhu Beach

Jawa

•       Inna Garuda Yogyakarta

•       Inna Samudra Beach Palabuhanratu Hotel

•       Inna Simpang

Sumatera

•       INNA DHARMA DELI

•       Grand Inna Muara

•       Inna Parapat

•       Inna 8 Teluk Betung Lampung

STRUKTUR ORGANISASI

JOB DESCRIPTION

1. General Manager

 General Manager Natour Dharma Deli Medan, bertanggung jawab kepada Dewan Direktur PT. Natour (Natour Ltd). Jadi semua aktifitas yang berlangsung dilingkungan Hotel Dharma Deli Medan merupakan tanggung jawab dari General Manager yang wajib dilaporkan setiap tahunnya kepada Dewan Direksi PT. Natour (Natour Ltd).

General Manager langsung membawahi Exekutive Assistent Manager, Accountant, Marketing Manager, Chef Engineer dan Man Power Manager. Adapun tugas dari General Manager adalah sebagai berikut:

a. Melakukan pembinaan operasional sehingga tercapainya peningkatan kualitas dan kuantitas service yang baik serta melakukan pembinaan dalam hubungan masyarakat.

b. Melakukan Pembinaan atas segala kegiatan dibidang admistrasi keuangan, material, pembinaan personil dan bidang lainnya yang ada dilingkungan perusahaan sehingga tercapai keharmonisan dalam perusahaan.

c. Pengendalian dan pengawasan opersional atau melakukan rencana dan program dari setiap unit kerja.

2. Marketing Manager

 Marketing Manager bertanggung jawab langsung kepada General Manager, dan Marketing Manager membawahi Marketing Analyst, Sales Manager, Public Relation Manager, dan Sekretaris Marketing Manager.

Adapun tugas dari Marketing Manager adalah: 

a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dalam bidang operasi dan administrasi pemasaran.

b. Membuat laporan akhir bulan kepada General Manager mengenai hasil pekerjaan dan jumlah biaya yang terpakai sebagai biaya pemasaran dan promosi.

3. Sales Manager

  Sales Manager bertanggung jawab langsung kepada Marketing Manager, dan Sales Manager mempunyai bawahan Sales Executive dan Sales Representative yang sama-sama bertanggung jawab mengenai Penjualan produk-produk perusahaan yang dipasarkan oleh Sales Manager baik yang didalam perusahaan maupun diluar perusahaan.

Adapun tugas dari Sales Manager adalah:

a. Memasarkan produk-produk Hotel Inna Dharma Deli serta jasa-jasa lainnya, kepada pihak luar, agar penjualan produk hotel dan jasa lainnya dapat ditingkatkan.

b. Bertanggung jawab atas jumlah produk yang dijual atau dipasarkan baik didalam maupun diluar perusahaan.

c. mengkoordinir tugas dan pemasaran dalam bidang pemasaran dan

pembuatan brosur-brosur Hotel.

4. Marketing Analyst

   Marketing Analyst bertanggung jawab langsung kepada Marketing Manager atas tugas-tugas yang diberikan dan Marketing Analyst mempunyai bawahan data Processor yang sama sama mepunyai tugas sebagai berikut:

a. Mempelajari dan melakukan Analisis reaksi Pelanggan terhadap kebijaksanaan perusahaan dalam menentukan harga, pelayanan perusahaan dalam melayani tamu, 

b. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum Pelanggan  tentang perusahaan.

5.  Public Relation Manager

  Public Relation Manager bertanggung jawab kepada Marketing Manager. Dan Public Relation Manager membawahi Public Relation Officer dan ArtMan. Adapun tugas dari Public Relation Manager adalah:

a. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian informasi atau pesan secara lisan, tertulis, atau melalui gambar (visual) kepada Pelanggan, sehingga Pelanggan mempunyai pengertian yang benar tentang hal Ikhwal Hotel dan segenap tujuan serta kegiatan yang dilakukan Hotel.

b. Menyelenggarakan hubungan yang baik dengan Pelanggan dan Media Massa untuk memperoleh public Opini dan perubahan sikap.

c. Mengembangkan serta menberikan pengarahan kepada semua anggota tentang program-program rencana kerja organisasi, keharusan pelaksanaan tugas performance dan mengadakan peningkatan hubungan dengan departemen yang lainnya.

6. Marketing Manager Secretary

 Marketing Manager Secretary bertanggung jawab langsung kepada Marketing Manager dan mempunyai tugas sebagai Sekretaris Marketing Manager

PENUTUP

Hotel merupakan salah satu bangunan komersial. Seperti yang terlihat dari penjelasan sebelumnya, struktur organisasi hotel swasta dan hotel milik negara hampir sama, namun hotel swasta memiliki bagian-bagian yang lebih banyak dan berbeda sesuai dengan bidangnya. Hal ini dapat melemahkan daya saing hotel negara karena kurangnya manajemen yang lebih fokus pada suatu bagian dapat menyebabkan sistem hotel tersebut menjadi kurang baik.

Sebagai saran, sebaiknya struktur organisasi pada sebuah hotel memiliki bagian yang lebih terfokus dan mendetail pada bidang tertentu saja, sehingga pengaturan pada bagian tersebut akan menjadi lebih baik dan hal ini tentunya akan mempengaruhi kualitas pada hotel tersebut.